Combien de temps ça prend vraiment : estimer une mission

Vous avez annoncé trois jours. Ça en a pris sept. Et vous n’avez pas été lent : vous avez travaillé normalement, sur une mission normale, et l’écart est quand même de plus du double.

Ce n’est pas un problème d’optimisme. C’est que vous avez chiffré le travail, et que la mission ne se résume pas au travail.

Les trois coûts que personne ne chiffre

La remise en route

C’est le plus gros et le plus invisible.

Chaque reprise après une interruption coûte une heure à une heure et demie : rouvrir les fichiers, retrouver où vous en étiez, relire le brief, vous remettre dans la tête du projet. La modification elle-même prend trois minutes ; la remise en route est constante et ne dépend pas de la taille de ce que vous venez faire.

Une mission étalée sur trois semaines en compte huit ou dix. C’est de là que vient l’essentiel de l’écart, et c’est la même arithmétique que dans combien de tours de retours prévoir : le travail fragmenté coûte le double du même travail fait d’un bloc.

L’administratif de la mission

Le brief à écrire, le devis, les mails, les relances, la facture, la livraison, le rangement des fichiers.

Comptez quinze à vingt-cinq pour cent sur une petite mission. Et surtout : ce coût ne diminue presque pas avec la taille du projet. Une mission de trois cents euros porte à peu près le même administratif qu’une mission de trois mille.

C’est l’explication complète d’un phénomène que beaucoup vivent sans le nommer : les petites missions ne sont pas rentables au même taux horaire. Ce n’est pas une impression, c’est un coût fixe divisé par un chiffre d’affaires plus petit.

L’attente du client

Ce n’est pas votre temps, et c’est pour ça qu’on l’oublie. Mais c’est du temps de calendrier, et une promesse se fait en calendrier.

Trois jours de travail réparti sur une mission où le client répond en quatre jours à chaque question font trois semaines. Votre estimation du travail était juste ; votre délai était faux ; et c’est le délai que le client retient.

La distinction qui règle la moitié du problème

Le temps de travail et le délai sont deux chiffres différents, et il faut annoncer les deux.

« Trois jours » est un piège que vous vous tendez, parce que le client entend « jeudi ». Ce qu’il faut écrire est la double phrase :

Trois jours de travail, livré sous deux semaines à partir de la réception de vos textes.

Trois éléments, et le troisième est celui qu’on oublie : le délai part d’un événement, pas de la signature. Un délai qui court à partir du devis signé est un délai que le client peut consommer lui-même sans le savoir.

Comment estimer : décomposer, jamais deviner

Une règle, et elle suffit : n’estimez jamais une mission, estimez ses morceaux.

Découpez jusqu’à obtenir des blocs d’une demi-journée maximum. Et voilà l’intérêt réel de l’exercice, qui n’est pas la précision de l’addition : tout ce que vous n’arrivez pas à découper en demi-journées est un morceau que vous ne comprenez pas encore. C’est exactement celui qui va exploser.

Quand vous tombez sur un tel bloc, vous avez trois options honnêtes et une mauvaise. Les honnêtes : poser une question au client, le sortir du périmètre, ou le chiffrer à part. La mauvaise est de mettre un chiffre confortable dessus et d’espérer.

L’habitude de trois mois

Voici la chose la plus utile de cet article, et presque personne ne la fait parce qu’elle ressemble à un aveu.

Pendant trois mois, sur chaque mission, écrivez deux nombres : ce que vous aviez estimé, et ce que ça a réellement pris. Deux colonnes, rien de plus.

Au bout de trois mois vous aurez votre coefficient, et vous serez surpris de deux choses. La première est qu’il est stable : il ne varie pas beaucoup d’une mission à l’autre, parce que ce qui cause l’écart est structurel plutôt qu’accidentel. La seconde est qu’il est entre 1,4 et 2 pour à peu près tout le monde.

Ensuite, vous multipliez. C’est tout. Vous n’avez pas besoin de mieux estimer, vous avez besoin de connaître votre écart, ce qui est beaucoup plus facile et se mesure au lieu de s’améliorer.

Ne rembourrez jamais en silence

La tentation, quand un morceau est flou, est de gonfler discrètement l’ensemble.

Ça a deux effets et les deux sont mauvais. Vous devenez cher sur les parties que vous connaissez très bien, ce qui est exactement là où un client compare. Et vous n’avez toujours pas traité l’incertitude : elle est cachée, donc elle n’est ni discutée ni facturée, et si elle se réalise c’est vous qui payez.

Dites-la à la place. « Le nombre de pages sera fixé après le cadrage, chaque page supplémentaire est à tel prix » est une phrase qui protège tout le monde, et un client la comprend immédiatement. Sur ce qui doit figurer dans le document : ce qu’un devis freelance doit contenir.

Quand vous êtes déjà en retard

Une seule règle : dites-le au moment où vous le savez, pas à l’échéance.

Vous savez le mardi que jeudi ne tiendra pas. Un message le mardi est une information ; le même message le jeudi soir est une mauvaise nouvelle doublée d’une déception. C’est le même mécanisme que dans ce que votre client ne voit pas : ce qui abîme la confiance n’est presque jamais le retard, c’est d’avoir été laissé sans nouvelles jusqu’à l’échéance.

Et annoncez une nouvelle date, précise. Un retard sans nouvelle date est un retard qui n’a pas de fin.

Questions fréquentes

Pourquoi une mission prend-elle toujours plus de temps que prévu ?

Parce qu’on chiffre le travail et pas la mission. Trois coûts échappent à l’estimation : la remise en route après chaque interruption, une à une heure et demie à chaque fois, l’administratif de la mission, quinze à vingt-cinq pour cent, et l’attente des réponses du client.

Comment estimer le temps d’un projet freelance ?

En décomposant en blocs d’une demi-journée maximum. L’intérêt n’est pas la précision de l’addition : tout ce que vous n’arrivez pas à découper est un morceau que vous ne comprenez pas encore, et c’est celui qui va exploser.

Quelle différence entre temps de travail et délai ?

Le temps de travail est ce que ça vous prend, le délai est ce que le client attend. Trois jours de travail sur une mission où il répond en quatre jours à chaque question font trois semaines. Annoncez les deux, et faites partir le délai d’un événement précis.

Faut-il gonfler ses estimations par précaution ?

Non, pas en silence. Vous devenez cher sur les parties que vous maîtrisez, là où un client compare, et l’incertitude reste cachée donc non facturée. Dites-la : « le nombre de pages sera fixé après le cadrage, chaque page supplémentaire est à tel prix ».

Pourquoi les petites missions sont-elles moins rentables ?

Parce que l’administratif d’une mission ne diminue presque pas avec sa taille. Une mission de trois cents euros porte à peu près le même brief, les mêmes mails et la même facture qu’une mission de trois mille.